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Malzack Blog

引き算の美学を追求するミニマリスト

2つのラベルでGmailをシンプルに管理する方法

SelfManagement

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上の画像は、私のGmailの受信トレイです。「新着メールはありません」とありますが、連絡がまったく来ていないわけではありません。これは『INBOX ZERO』メール管理術の形です。

どうしてもあふれてしまう受信トレイ。既読メール、要返信のメール、どうでもいいDMがビッシリと並んでいると「自分は何をしなければいけないか」がわからなくなります。『INBOX ZERO』とは、受信トレイを開くたびに空っぽにする方法です。『あとで読む』『要返信』『資料』『取引先』『社内』などのフォルダ(Gmailにおいてはラベル)を作って、毎回振り分けしていく。小さな決断を細かくすることで頭が整理され、やることが明確になってきます。

「もっと少なくできないか」「もっとシンプルにできないか」と引き算の美学を追求するのが人生哲学です。そんな私は、メールの種類を大きく2つとして捉えています。

  1. 実際のやりとり
  2. 情報(アカウントやパスワード、資料など)

1は、実際に仕事やプライベートでやりとりするメール。最近ではLINEが普及してきましたが、Gmailで連絡する人もまだまだ多いです。
続いて2です。Gmailは、さまざまなサービスの登録アカウントでも使っているので、確認やお知らせのメールも届きます。「パスワードはなんだっけ?」とならないように保存しておきます。その他にも情報として念のため保存しておきたいメールはすべてこちら。
実際のフォルダ(ラベル)はこんな感じで作っています。

  1. 01_Contact
  2. 09_Other

2つのフォルダ(ラベル)ができたら、あとはルーティンワーク。

  1. 読み返す必要がないメールは即削除。
  2. DMなどのメールは『迷惑メール報告』する。
  3. 保存しておきたい情報は『09_Other』に。
  4. 返信する必要があるメールは未読のまま。
  5. 返信したら既読にする。
  6. 5のあと、さらに返信を待つ場合は既読状態のまま受信トレイに。
  7. 5のあと、やりとりが終わったメールは『01_Contact』に。
  8. 過去のメールを確認したいときは、キーワード検索する。

この方法を使うと、仕掛かりのメールだけは受信トレイに残り続けます。そうすると、「受信トレイを空っぽにしてスッキリさせたい」という気持ちが高まり、メール作業がはかどります。Amazonで注文した商品については、注文メールを既読のまま受信トレイに残しておいて、商品が届いたら削除しています。その他にもいろいろ応用ができると思いますので、みなさまのお好みでご活用ください。

© 2014 Malzack